Hva en opptaksplan egentlig er, forklart uten fagspråk

Når jeg underviser i planlegging av opptaksdagen, merker jeg at kursdeltakerne bruker ordene opptaksplan, tidsplan og sjekkliste om hverandre. De betyr ulike ting, og det lønner seg å skille dem før du tar kontakt med arrangøren.

Opptaksplanen sier hva som skal filmes, hvor kameraene står, og hvem som skal være med på bildet. Tidsplanen sier når det skjer, minutt for minutt, i samarbeid med arrangøren. Sjekklisten sier hva du må ha med deg og hvilke tillatelser som må være på plass.

Mange nybegynnere lager ett langt dokument som prøver å være alt dette. Det blir uoversiktlig, og ingen leser det. Tre korte ark, hvert med sin oppgave, er lettere å dele ut, lettere å rette opp, og lettere å huske når dagen går fort.

I kurset øver vi på å skrive alle tre for et medlemsmøte i en typisk organisasjon, slik at du kjenner forskjellen i praksis og ikke bare på papiret.

• Opptaksplan: hva, hvor og hvem
• Tidsplan: når, avtalt med arrangøren
• Sjekkliste: utstyr og tillatelser

En opptaksplan starter med spørsmålet arrangøren egentlig har: hva skal filmen brukes til? Skal den ligge på organisasjonens nettside, vises på neste årsmøte eller sendes til medlemmer som ikke kom? Svaret avgjør hvor mye du trenger å filme.

Deretter skriver du ned programpunktene som skal med, og hvilke som kan hoppes over. Et innlegg på tjue minutter krever en annen tilnærming enn en paneldebatt eller en pause med kaffe. Noter også hvor kameraet kan stå uten å stå i veien for publikum.

Planen bør nevne hvem som skal intervjues, og hvilke støttebilder du vil ha med deg: lokalet, detaljer, publikum som lytter. Det er disse bildene som gjør klippingen enklere senere, fordi du har noe å legge over talerne.

Skriv planen kort nok til at arrangøren faktisk leser den. Én til to sider er som regel nok, og den kan godt skrives for hånd første gang.

• Formålet med filmen først
• Programpunkter som skal med og ikke med
• Plassering av kamera og mikrofoner

Tidsplanen er det dokumentet som oftest gjør eller ødelegger dagen. Den lages sammen med arrangøren, ikke alene, fordi det er arrangøren som vet når foredragsholderne kommer, og når programmet erfaringsmessig sklir.

Jeg anbefaler å sette inn tid for oppsett før dørene åpner, og tid til lydsjekk med hver taler. Hvis du ikke har satt av disse minuttene i planen, tar de dem fra en annen del av dagen, og da er det som regel selve filmingen som lider.

Legg også inn en liten buffer mellom programpunktene. Arrangementer blir nesten alltid litt forsinket, og et kamera som må flyttes midt mellom to innlegg trenger flere minutter enn man tror.

Når tidsplanen er ferdig, sender du den til arrangøren for en rask gjennomlesing. Det tar fem minutter, og unngår misforståelser som ellers dukker opp akkurat når taleren står på scenen.

• Oppsett og lydsjekk før dørene åpner
• Buffer mellom programpunktene
• Gjennomlesing hos arrangøren

Sjekklisten har to deler som lett glemmes sammen: utstyr og tillatelser. Utstyrsdelen er den enkleste, for den handler om å ha kamera, stativ, batterier, minnekort, mikrofoner og kabler med seg, og om at alt er ladet og testet kvelden før.

Tillatelsene krever mer tanke. Alle som filmes tydelig, må vite om det, og taleren må ha gitt samtykke til opptaket og til hvordan filmen skal brukes. Spør arrangøren om det finnes en rutine for dette fra før, og lag en enkel samtykkeavtale hvis ikke.

Husk også lokalet. Noen steder krever at du melder fra til vertskapet om opptak, stativ eller ekstra lys. Ta det med i sjekklisten, slik at du ikke oppdager det i døren på selve dagen.

Jeg krysser av for hånd, punkt for punkt, og lar listen ligge i kameraveska. Det virker gammeldags, men den tryggheten som følger med, er verdt de to minuttene det tar.

• Batterier, minnekort og kabler testet dagen før
• Samtykke fra talere og tydelig filmede deltakere
• Avklaring med lokalet om stativ og lys

Det er fristende å la planleggingen bli et internt arbeidsdokument. Men arrangøren er den som til slutt skal godkjenne filmen, og den som kjenner lokalet og menneskene best. Å lese planene før dagen er en billig måte å fange opp feil på.

Jeg har sett det skje flere ganger: en taler som ikke ønsker å bli filmet, en sal som er stengt tjue minutter før avtalt, en pause som er flyttet. Det er ting som en rask gjennomgang avdekker, men som koster dyrt hvis det kommer frem først på dagen.

Be derfor om tilbakemelding, og skriv ned hva som endres. Ikke se det som å bli kontrollert, men som en del av samarbeidet. En arrangør som føler seg hørt, har lettere for å godkjenne filmen uten mange rettelser senere.

Dette er også grunnen til at kurset legger vekt på tydelighet: planene skal kunne leses av noen som ikke er filmfolk, uten at du må forklare hvert ord.

I modulen om planlegging av opptaksdagen starter vi med et tomt ark og et programutkast fra et tenkt medlemsmøte. Du skriver først en opptaksplan, deretter en tidsplan, og til slutt en sjekkliste, og vi går gjennom hver av dem sammen.

Etterpå bytter dere dokumenter og leser hverandres planer som om dere var arrangøren. Det er ofte her deltakerne oppdager hvilke ord som bare er forståelige for dem selv, og hva som må forklares på en annen måte.

Modulen krever ingen forkunnskaper. Du trenger ikke kunne mye om kamera, for planleggingen kommer før teknikken, og den er nyttig uansett hvilket utstyr du ender opp med å bruke.

Målet er at du kan sette deg ned med en arrangør og komme ut med tre ark som begge parter forstår, og som du faktisk kan filme etter.