Sjekkliste før du bestemmer deg for klipp og godkjenning

Det første spørsmålet jeg stiller er enkelt: hvor skal filmen vises? En film som skal ligge på organisasjonens nettsider i et år, klippes annerledes enn en som skal vises på en storskjerm under årsmøtet. Lengde, tempo og bruk av tekst følger av svaret. Mange hopper over dette og begynner å klippe med en gang, for så å oppdage at arrangøren hadde tenkt seg noe helt annet.

Be derfor arrangøren si det med egne ord, helst skriftlig. Én eller to setninger er nok. Jeg ber deltakerne på kurset skrive dem øverst i prosjektmappen, slik at de er synlige hver gang noen lurer på om et klipp hører hjemme i filmen.

Husk også hvem som skal se den. Medlemmer som var til stede ønsker gjerne gjenkjennelse og stemning. De som ikke var der, trenger mer sammenheng og tydeligere forklaring av hva arrangementet handlet om.

• Hvor skal filmen vises
• Hvem skal se den
• Hvor lang kan den være

Før du sier ja til en leveringsdato, bør du ha sett gjennom alt du har filmet, minst i rask gjennomkjøring. Da oppdager du om en taler mangler lyd, om kameraet sto skjevt i en halvtime eller om en viktig programpost aldri ble tatt opp. Det er langt bedre å vite dette tidlig enn å fortelle arrangøren det etter at fristen er avtalt.

Jeg anbefaler å lage en enkel logg underveis: tidspunkt, hva som skjer og en kort vurdering av bilde og lyd. Det tar kortere tid enn man tror, og loggen blir en rettesnor når du senere skal finne riktig klipp. Merk også steder du vet må kuttes, for eksempel pauser og tekniske avbrudd.

Sjekk til slutt at alle filer er kopiert og navngitt på en måte andre kan forstå. En mappe full av filer med kamerakoder er en dårlig start på en klippejobb.

• Er all lyd brukbar
• Er alle programposter dekket
• Er filene sikkerhetskopiert

Ikke alt som er filmet kan brukes. Deltakere som er intervjuet har gitt samtykke til noe bestemt, og det må du holde deg til. Har noen sagt at de bare vil være med i en intern versjon, kan du ikke legge klippet i en åpen publisering. Gå gjennom samtykkene før du begynner å klippe, ikke etterpå.

Det samme gjelder personer som tilfeldig sto i bakgrunnen, og barn eller unge i publikum. Er du i tvil, velg et annet bilde eller et annet utsnitt. Det finnes nesten alltid et alternativ i støttebildene dine.

Snakk også med arrangøren om hva som skjer hvis noen senere ber om å bli tatt ut av filmen. Å ha en avtalt rutine for det fra starten gjør saken rolig for alle parter.

• Er samtykkene skriftlige
• Gjelder de åpen eller intern bruk
• Hvem tar kontakt ved ønske om fjerning

Seerne tilgir et litt grumsete bilde, men sjelden dårlig lyd. Derfor bruker jeg ofte like mye tid på lydjustering som på selve klippingen. Jevn volumet mellom talere, fjern støy fra ventilasjon der det lar seg gjøre, og lytt gjennom hele filmen med gode hodetelefoner minst én gang.

Sjekk også at musikk eller bakgrunnslyd du eventuelt legger inn ikke overdøver tale. Bruker du musikk, må du ha rett til å bruke den. Bruk lyd du har tillatelse til, og dokumenter hvor den kommer fra.

Til slutt: hør filmen også gjennom en vanlig bærbar høyttaler eller mobil. Det er slik mange vil høre den, og noen feil avsløres først der.

• Jevnt nivå mellom talere
• Ingen musikk uten tillatelse
• Test på enkle høyttalere

En godkjenningsrunde fungerer best når den er avtalt før du leverer første utkast. Avklar hvem hos arrangøren som har siste ord, hvor mange tilbakemeldinger som ligger i avtalen og hvor lang tid de trenger. Uten dette kan en film bli hengende i ukevis fordi tre personer mener tre ulike ting.

Be om samlede tilbakemeldinger fra én person i stedet for en rekke enkeltmeldinger. Be dem også oppgi tidspunkt i filmen, ikke bare beskrive stedet. Det sparer deg for mye leting og misforståelser.

Skriv ned hva som er endret mellom hver versjon. Da kan arrangøren se at kommentarene er hørt, og du slipper å diskutere hva som ble avtalt for to uker siden.

• Én kontaktperson hos arrangøren
• Avtalt antall runder
• Tilbakemelding med tidspunkt

Til slutt: tenk gjennom leveringen. Hvilket filformat trenger arrangøren, og skal de ha undertekster, en kortversjon eller bare hovedfilmen? Spør før du eksporterer, ikke etter. Ferdige filer bør navngis tydelig, med arrangementets navn og versjon.

Oppbevar prosjektfilene en avtalt periode, slik at små rettelser senere ikke krever at alt gjøres på nytt. Si fra til arrangøren hvor lenge du beholder dem, og hva som slettes etterpå.

Når alt dette er på plass, er du klar til å si ja til oppdraget med god samvittighet. Mangler du ett eller flere punkter, vet du hva du må spørre om først.

• Riktig format og oppløsning
• Tydelig filnavn og versjon
• Avtalt lagringstid for prosjektfiler