Sjekkliste før du bestemmer opptaksdagen: tid, rom, utstyr og tillatelser

Når en organisasjon spør om du kan filme årsmøtet, konferansen eller medlemsseminaret, er det fristende å begynne med utstyr. Jeg anbefaler det motsatte. Før du sier ja, må du vite hva filmen skal brukes til, hvem som skal se den og hvem hos arrangøren som kan si ja eller nei underveis.

Be om et kort møte eller en telefonsamtale, og skriv ned svarene. Er filmen ment for medlemmene som ikke fikk komme, for et nettsted eller som dokumentasjon for et styre? Svaret bestemmer hvor mye du må filme, hvor lang filmen blir og hvor mye tid du trenger etterpå.

Hør også etter hvem som faktisk tar avgjørelsene. På mange arrangementer finnes det én kontaktperson, men tre personer som har meninger om resultatet. Finn ut tidlig hvem som godkjenner filmen til slutt, så slipper du endringsønsker fra alle kanter i siste runde.

Spør til slutt om arrangøren har filmet før, og be om å få se hva som ble brukt. Det forteller mer om forventningene enn mange minutter med beskrivelser.

• Formål med filmen og hvor den skal vises
• Navn på kontaktperson og på den som godkjenner
• Ønsket lengde og omtrentlig leveringstid

Be om det endelige programmet, ikke bare invitasjonen. Se etter innslag som varer lenge, pauser som kan brukes til intervjuer og punkter der noe skjer raskt, for eksempel en utdeling eller en avstemning. Der må kameraet stå klart i god tid.

Et besøk i lokalet, eller i det minste bilder og en grunnplan, sparer deg for mye stress. Spør hvor scenen er, hvor publikum sitter, hvor det er stikkontakter og om det finnes vinduer som slipper inn sterkt lys midt på dagen. Spør også om du kan komme tidlig for å rigge.

Tenk på hvor du kan stå uten å være i veien. Et kamera midt i salen kan blokkere utsikten for deltakerne, og et kamera bakerst gir ofte for lite bilde av taleren. Finn en plassering som arrangøren godtar, og avtal den skriftlig.

Sjekk til slutt hvordan lyden i lokalet er ordnet. Har huset eget anlegg, og kan du ta signal derfra eller må du mikre talerne selv?

• Endelig program med tider og navn på talere
• Plan eller bilder av lokalet og scenen
• Plassering av kamera og avtalt rigge-tid

Sett opp en liste over det som skal med, og gå gjennom den kvelden før. Kamera, stativ, ekstra batterier og minnekort er opplagt. Det som ofte glemmes er forlengerkabler, gaffateip, hodetelefoner til å følge lyden og en liten lampe til å lese innstillinger i et mørkt rom.

Beslutningen om utstyr handler også om hva du faktisk kan bruke trygt. Et enkelt oppsett du kan godt er bedre enn et stort oppsett du ikke har rukket å øve på. Bruk gjerne en øvelsesdag med samme utstyr før du tar oppdraget.

Ha alltid en reserveløsning for lyd. En ekstra mikrofon eller en opptaker i lommen til taleren har reddet mer enn ett opptak. Lyd som mangler kan ikke klippes bort, og dårlig lyd ødelegger en film raskere enn dårlig bilde.

Regn også med at batterier tåler kulde og lange dager dårligere enn man tror. Pakk mer enn du tror du trenger, og lad alt dagen før.

• Batterier, minnekort og forlengerkabler i reserve
• Ekstra mikrofon eller lydopptaker som sikring
• Gaffateip, hodetelefoner og liten lampe

Før du bestemmer deg, må du vite hvem som har rett til å la seg filme, og hvem som kan si nei. Talere bør gi samtykke i forkant, helst skriftlig, med opplysning om hvor filmen skal brukes. Spør arrangøren om det allerede er sendt ut informasjon til deltakerne.

Publikum er mer krevende. Be arrangøren opplyse i invitasjonen og med skilt ved inngangen om at det filmes. Avtal også om det skal finnes et område i salen der folk kan sitte uten å komme med i bildet.

Sjekk om lokalet har egne regler for filming, og om det skal betales for adgang til visse områder. Noen steder krever tillatelse fra eier, og den bør være på plass før opptaksdagen, ikke samme morgen.

Intervjuer krever eget samtykke fra hver enkelt. Ha en enkel skriveark klar, og forklar rolig hva opptaket skal brukes til. Den som sier nei, skal kunne gjøre det uten å forklare seg.

• Skriftlig samtykke fra talere og intervjuede
• Informasjon til deltakerne i invitasjon og ved inngang
• Tillatelse fra lokalets eier om det trengs

Lag en tidsplan sammen med arrangøren, og skriv den ned. Planlegg rigging, lyd- og lysprøver, opptak av selve programmet og tid til støttebilder. Legg inn en buffer på minst en halv time før første innslag, fordi noe alltid tar lengre tid enn tenkt.

Vurder hvor mange du trenger. Alene kan du filme et enkelt foredrag, men et program med intervjuer, støttebilder og flere rom krever en hjelper. Det er bedre å si fra før enn å la kvaliteten falle midt på dagen.

Tenk også på dine egne behov. Du trenger mat, vann og korte pauser for å holde konsentrasjonen oppe. Avtal gjerne med arrangøren at du får delta i lunsjen, slik at du slipper å forlate utstyret.

Avslutt dagen med en kort oppsummering sammen med kontaktpersonen. Hva ble filmet, hva mangler og når kan arrangøren forvente å se et første utkast?

• Rigging og prøver før første innslag
• Buffer på minst en halv time
• Avklar om du trenger en hjelper

Til slutt: bestem hvordan filmen skal godkjennes. Avtal antall korrekturrunder, hvem som gir tilbakemelding og hvor lang tid arrangøren har på å svare. Uten en slik avtale kan en ferdig film ende i uendelige endringsønsker.

Be også om en tydelig avklaring av leveringsformat og hvor filmen skal ligge. Skal den leveres som fil, og hvem har ansvar for å legge den ut? Slike detaljer virker små, men skaper misnøye hvis de ikke er avtalt.

Sjekk til slutt at arrangøren har et realistisk budsjett for oppgaven. Opptak, klipp og godkjenning tar mer tid enn de fleste regner med. Er forventningene større enn rammene, er det bedre å si fra nå enn etter opptaksdagen.

Når alle punktene over er avklart, kan du si ja med ro. Da vet du hva du skal gjøre, for hvem og innenfor hvilke rammer.

• Antall korrekturrunder og svarfrist
• Leveringsformat og sted for filen
• Realistisk rammer for tid og budsjett