Slik planlegger du opptaksdagen steg for steg

Når jeg underviser i planlegging, begynner vi alltid med en samtale med arrangøren. Hva skal filmen brukes til, hvem skal se den, og hvor lang bør den være? En film til medlemmene som ikke kom, trenger andre bilder enn en film som skal vises på årsmøtet neste år. Svarene styrer hele dagen.

Be om programmet så tidlig som mulig, og spør hva som er fast og hva som kan flytte på seg. Notér hvem som holder innlegg, hvor lenge hver taler skal stå på scenen, og om det er pauser der du kan flytte utstyr uten å forstyrre.

Spør også om det finnes noe du ikke skal filme. Noen organisasjoner har deltakere som ikke ønsker å bli vist, eller sesjoner som er lukket. Det er mye lettere å høre dette en uke før enn midt i en pause.

• Formålet med filmen og hvem som skal se den
• Program med tidspunkter og talere
• Ønsker om lengde og leveringsfrist
• Lukkede sesjoner eller deltakere som ikke vil filmes

Opptaksplanen er et enkelt dokument på én til to sider. Den viser hvert programpunkt, hvilket kameraoppsett som skal brukes, hvor stativet står, og hvem som mikres. Skriv den slik at en kollega kunne overta dagen uten å ringe deg.

Tegn gjerne en enkel skisse av lokalet. Marker scene, publikumsrader, strømuttak og dører. Da ser du raskt hvor kablene kommer til å krysse gangveier, og hvor et kamera står i veien for noen som skal komme inn midt i et innlegg.

Legg inn en reserveløsning for de viktigste punktene. Hvis hovedtaleren kommer ti minutter for sent, hva filmer du da? Ofte er svaret detaljbilder av lokalet og publikum som ankommer, og de er nyttige i klippen uansett.

• Programpunkt, kameraposisjon og lydkilde for hvert innlegg
• Skisse av lokalet med strøm og ferdselsveier
• Reserveplan for forsinkelser

Opptaksplanen er din. Tidsplanen lager du sammen med arrangøren, og den må være realistisk for begge. Avtal når du får komme inn i lokalet, hvor tidlig du kan rigge, og hvem som er kontaktperson den dagen. Telefonnummeret til den personen skal stå øverst på planen.

Regn med at oppriggingen tar lengre tid enn du tror. For et møterom med ett kamera og to mikrofoner setter jeg av minst en time før dørene åpner. Er det scene, prosjektor og flere talere, trenger du mer, og du bør teste lyden mens rommet er tomt.

Avtal også når du kan rydde, og hva som skjer hvis programmet drar ut. En kort, skriftlig bekreftelse på tidspunktene fra arrangøren sparer deg for misforståelser på selve dagen.

• Tidspunkt for tilgang til lokalet og opprigging
• Navn og telefon til kontaktperson på dagen
• Avtalt tid for nedrigg

Utstyrslisten skriver du ut og går gjennom fysisk før du forlater huset. Kamera, ekstra batterier, minnekort, stativ, mikrofoner, kabler og en forlengerledning er det som oftest glemmes eller mangler. Jeg pleier å ha to av alt som er billig og avgjørende, som batterier og kort.

Sjekk at minnekortene er tomme og formaterte, at batteriene er ladet, og at mikrofonene har friske batterier. Ta med gaffatape, for kabler som ligger løse i en gang er både en fare og et dårlig bilde.

Pakk i den rekkefølgen du skal bruke utstyret. Da finner du det uten å lete mens publikum setter seg, og du ser raskt om noe mangler før du står i lokalet.

• Kamera, stativ, ekstra batterier og kort
• Mikrofoner med reservebatterier
• Forlengerledning, gaffatape og hodetelefoner
• Rengjøringsklut til linsen

Før du filmer, må arrangøren ha gitt klarsignal, og talerne må vite at de blir tatt opp. Be arrangøren sende en kort melding til deltakerne på forhånd og sette opp et synlig skilt ved inngangen som forteller at det filmes.

Talere bør gi samtykke skriftlig, gjerne på et enkelt skjema før de går på scenen. Forklar hva opptaket skal brukes til og hvor lenge det lagres. Det er respekt for dem du filmer, og det gjør godkjenningen etterpå mye enklere.

Sjekk også med lokalet. Noen steder krever tillatelse for å bruke stativ eller for å rigge i bestemte soner. Spør i god tid, og ha svaret med deg på dagen.

• Informasjon til deltakere i forkant
• Skilt ved inngangen
• Skriftlig samtykke fra talere
• Avklaring med lokalet om stativ og rigging

På selve dagen kommer du tidlig, går gjennom lokalet med kontaktpersonen og tester bilde og lyd før noen er til stede. Ta en kort prøveopptak og hør på det med hodetelefoner. Det er det eneste tidspunktet da du kan rette opp lyden uten at noen merker det.

Underveis følger du planen, men la deg ikke binde av den. Hvis noe uventet skjer i salen, er det ofte det beste materialet. Hold én hånd fri til å justere og en blikk på batterinivået mellom innleggene.

Etterpå sikrer du opptakene med en gang. Kopier kortene til to steder før du pakker ned, og skriv ned kort hva som ble filmet når. Det gjør klippearbeidet langt enklere, og arrangøren får raskt et svar på hva som ligger i materialet.